Mailen naar elkaar is de normaalste zaak van de wereld. Dagdagelijks worden er miljoenen mails gestuurd. De mail heeft ook veel waarde. Het is een geijkt en ingeburgerd communicatiemiddel geworden. Toch is meer dan de helft van alle berichten slecht getimed, overbodig of soms regelrecht onnodig. Bovendien is het soms onmogelijk om al je digitale post door te nemen, laat staan te beantwoorden. Sta er ook bij stil dat iedere mail wordt gelezen. Toch zijn er methodes en regeltjes om je mailverkeer te beperken en vooral gestroomlijnder te maken. Het bespaart immers veel tijd en dus ook geld. Waarop moet je letten? Zijn er vuistregels? We vertellen het je in een notendop.

OPROEP: redactiestagiair - Flashmagazine

Beknopt

Hier kunnen we lang of kort over zijn: mails moeten beknopt zijn. Niemand heeft zin en tijd om lange teksten te lezen, laat staan om te scrollen. Hou een zakelijke mail dus ook kort en zakelijk. Twee keer tijdswinst: intikken en lezen.

Onderwerp

Is zowat het allerbelangrijkste van de mail. Zet zoveel mogelijk in de onderwerpregel, maar zorg ook dat die niet te lang is. Herhaal nooit in de mail wat al in het onderwerp staat. Sterker nog, als alles in het onderwerp staat, valt de mail eigenlijk gewoon weg. Punt. Belangrijk is dat je de code ‘EOM’ achter je onderwerpregel zet, zodat je ziet dat het bericht daar ook eindigt. EOM = End Of Message. Eenvoudiger kan niet. Het is een internationaal herkenbare afkorting.

Mailen doe je zo! - Flashmagazine

Sturen

Als je een mail stuurt, is het niet nodig om meteen erna ook naar de werkplek van je collega te lopen om te zeggen dat er een mail is. Nog zoiets: bellen. “Ik heb je net een mail gestuurd, heb je ‘m gehad?”. Absoluut vermijden.

Tip: mails altijd nalezen voor het versturen. Schrijffouten zijn een gebrek aan respect voor de ontvanger.

Bundelen

Verzamel je vragen in één mail. Zo vermijd je dat je tien mails moet sturen, die eigenlijk in één keer hadden kunnen gestuurd worden. Stuur en lees op vaste tijdstippen. Organiseer jouw mailmomenten. Bijvoorbeeld twee keer per dag, voormiddag en ’s avonds. 

Mailen doe je zo! - Flashmagazine

Antwoorden

Als je een mail krijgt, antwoord dan niet ‘naar allen’. Hoeft niet. Het belast iedereen met overbodige info, waarmee desbetreffende ontvanger niets is. Alle mailboxen slippen vol en het zorgt voor te veel afleiding. 

Leesmomenten

De meeste mensen die op kantoor komen, openen dadelijk hun mailbox om te zien welke mails er zijn binnengekomen. Waarom eigenlijk? Ga eerst rustig zitten en ga eens door je to-do’s, check je agenda, neem een koffie… Tip: wacht een halfuurtje om je mails te lezen. Je zal zien dat je veel meer ontspannen zal zijn. Bovendien wacht je toch ook niet aan je brievenbus totdat de postbode is geweest? Las vaste leesmomenten in. Je mist heus niets hoor.

Mailen doe je zo! - Flashmagazine

Geluiden

Alle geluidjes uit graag. Niets zo irritant als een belletje of en ander exotisch geluid dat je de hele tijd om je oren slaat. Het is gewoonweg storend. Je collega’s zullen je dankbaar zijn.

Mailbox uit

Na het werk, in het weekend of op vrije dagen check je je mailbox best niet. Soms staan er dingen in mails die je op het moment dat je ze leest toch niet kan oplossen. Dan ga je alleen maar gestresseerd worden van die onmacht. Bovendien ben je niet geacht 24/7 bereikbaar te zijn. Dat houdt niemand vol.

Mailen doe je zo! - Flashmagazine

Opvoeden

Voed je mailrelaties op. Niet met het vingertje natuurlijk. Gewoon met een knipoog. “Ik heb je mail niet meer gezien gisterenavond, want ik zat net aan tafel met mijn gezin om te gaan eten.” De ontvanger zal daar wel zijn deel uit filteren en begrijpen dat je ook nog een leven hebt na je werk. Respect komt dan vanzelf. Niets mis mee. Beleefd en heel sympathiek. 

Automatisch antwoord

Als je met vakantie bent, of een lang weekend weg, is een automatisch antwoord heel efficiënt, beleefd en professioneel. Er zijn zelf mensen die een automatisch antwoord installeren op het moment dat ze niet meer voor hun pc zitten, of op kantoor zijn. Slim, want zo conditioneer je je mailrelaties om op kantooruren te mailen. Als je job het toelaat, is dit alvast een goed idee.

Mailen doe je zo! - Flashmagazine

We sturen je nog een mailtje. Nee, grapje!

Mailen doe je ook (meestal) als je een motivatiebrief stuurt. Hoe die eruit moet zien, vertellen we je graag.